Bestuurslid van een VvE word je zelden uit ambitie. Meestal omdat er niemand anders opstond. De vraag die daarna komt, is wat u er precies mee op uw bord krijgt: hoeveel tijd, welke verantwoordelijkheid, en waar u persoonlijk voor kunt opdraaien.
Wat het bestuur moet doen
Het bestuur voert uit wat de vergadering besluit en beheert de lopende zaken. Concreet komt dat neer op: de administratie en de financiën bijhouden, de bijdragen innen, de verzekeringen regelen, onderhoud laten uitvoeren, de jaarrekening en de begroting opstellen, en de ledenvergadering organiseren.
Het bestuur vertegenwoordigt de VvE ook naar buiten: bij aannemers, verzekeraars en de bank. Daarbij geldt een belangrijke grens — voor uitgaven boven een bepaald bedrag heeft het bestuur toestemming van de vergadering nodig. Welk bedrag dat is, staat in uw splitsingsreglement.
Wat het bestuur níet mag
Het bestuur beslist niet zelf over groot onderhoud, over verhoging van de bijdrage of over wijziging van de reglementen. Dat zijn besluiten van de vergadering. Een bestuur dat die stappen alleen neemt, loopt een risico dat eenvoudig te vermijden is: zet het op de agenda en laat erover stemmen.
Datzelfde geldt voor uitgaven die boven de mandaatgrens uitkomen. Ook als iedereen het er informeel over eens is, is het besluit pas een besluit als het in de vergadering is genomen en genotuleerd.
Aansprakelijkheid: hoe het echt zit
De VvE is een rechtspersoon. Verplichtingen die de VvE aangaat, zijn in beginsel verplichtingen van de vereniging en niet van u privé. Een bestuurslid dat zijn taak naar behoren uitvoert, loopt dus niet zomaar persoonlijk risico.
Dat verandert bij onbehoorlijk bestuur: de administratie structureel niet bijhouden, geen verzekering afsluiten, besluiten nemen zonder bevoegdheid, of een duidelijk waarschuwingssignaal negeren. In zulke gevallen kan een bestuurder wel persoonlijk worden aangesproken.
Twee dingen verkleinen dat risico aanzienlijk. Zorg dat de VvE een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering heeft — die is er en is niet duur. En leg besluiten vast: wie besluit en notuleert, kan achteraf laten zien dat er zorgvuldig is gehandeld.
Hoeveel tijd kost het
Dat hangt sterk af van de omvang van het complex en van wat er speelt. Een kleine VvE zonder lopende projecten kost een paar uur per maand. Een complex dat voor groot onderhoud of een verduurzamingstraject staat, kost in die periode veel meer — en dan vooral in overleg, offertes beoordelen en terugkoppelen aan eigenaren.
Het patroon dat wij het vaakst zien: het gaat jarenlang goed omdat één persoon er bovenop zit, en het loopt vast op het moment dat die persoon verhuist. De kennis zit dan in iemands hoofd en niet in de administratie.
Wat u kunt uitbesteden en wat niet
De verantwoordelijkheid van het bestuur kunt u niet wegcontracteren — het bestuur blijft bestuur. Het werk wel. In de praktijk besteden VvE’s de administratie, de financiën, het technisch beheer en de vergaderorganisatie uit, en houdt het bestuur de regie over de koers.
Het verschil dat dat maakt zit vooral in continuïteit. Een beheerder draagt de dossiers over als er iemand wisselt, houdt termijnen bij en zorgt dat het MJOP actueel blijft.
Waar Fidata bij helpt
Wij nemen het administratieve, financiële en technische deel over en ondersteunen het bestuur bij de vergaderingen. Zie bestuurlijke ondersteuning, administratief beheer en technisch beheer. Wat het bestuur houdt, is de besluitvorming; wat het kwijtraakt, is het uitzoekwerk.
Overweegt u het beheer uit te besteden? Vraag uw voorstel op maat aan of neem contact op.
