Een slapende VvE is een vereniging die juridisch bestaat maar praktisch stilligt: geen vergaderingen, geen reservefonds, geen administratie. Bij kleine complexen van twee tot vier appartementen komt het veel voor. Het gaat vaak jaren goed — tot er een dak vervangen moet worden, of tot iemand wil verkopen en de koper vraagt naar de stukken.
Waarom het een probleem wordt
Een VvE kan niet worden opgeheven zolang het gebouw gesplitst is. De verplichtingen lopen dus door, ook als er niets gebeurt. Dat levert drie concrete problemen op.
Bij verkoop. Een koper vraagt naar de jaarstukken, het reservefonds en de notulen. Zijn die er niet, dan is dat een onderhandelingspunt of een reden voor de geldverstrekker om moeilijk te doen. Een slapende VvE drukt de verkoopprijs.
Bij schade. Zonder lopende opstalverzekering van de VvE kan een brand of lekkage u persoonlijk heel veel geld kosten.
Bij groot onderhoud. Zonder reservefonds moet alles ineens uit eigen zak. Dat is precies het moment waarop buren ruzie krijgen.
Het stappenplan
1. Verzamel de documenten. De splitsingsakte en de splitsingstekening haalt u op bij het Kadaster. Daarin staat welk reglement geldt en hoe de breukdelen liggen.
2. Controleer de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Een VvE hoort ingeschreven te staan. Staat de vereniging er niet in, of staan er nog bestuurders in die al jaren verhuisd zijn, dan is dat het eerste wat u rechtzet.
3. Roep een ledenvergadering bijeen. Alle eigenaren zijn automatisch lid. Benoem in die vergadering een bestuur en leg de benoeming vast in de notulen — die heeft u nodig bij de bank en de KvK.
4. Open een bankrekening op naam van de VvE. Geld van de vereniging hoort niet op een privérekening te staan. Dit is ook het punt waarop veel trajecten stokken, dus regel het vroeg.
5. Sluit de verzekeringen af. Opstal en aansprakelijkheid voor de VvE, en overweeg een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering.
6. Laat een MJOP opstellen. Pas als u weet wat het gebouw de komende jaren nodig heeft, kunt u een reden geven voor de hoogte van de bijdrage. Zie wat een MJOP is.
7. Stel de begroting en de bijdrage vast. Splits exploitatie en reservering uit, zodat iedereen ziet waar het geld heen gaat.
Wat u kunt verwachten
Het grootste obstakel is zelden juridisch. Het is dat niet iedereen meteen enthousiast is over een maandbedrag dat er jarenlang niet was. Twee dingen helpen daarbij: begin met het MJOP, zodat het bedrag ergens op slaat, en laat zien wat een slapende VvE kost bij verkoop. Dat laatste argument werkt bij vrijwel iedereen.
Houd er ook rekening mee dat achterstallig onderhoud zichtbaar wordt zodra het gebouw wordt opgenomen. Dat is vervelend nieuws op het verkeerde moment, maar het is nieuws dat er al was.
Hoe lang duurt het
Voor een klein complex is een traject van enkele maanden realistisch: documenten ophalen, vergaderen, bankzaken regelen en een MJOP laten opstellen. De bankrekening en het MJOP zijn meestal de stappen met de langste doorlooptijd.
Waar Fidata bij helpt
Wij doen dit regelmatig voor kleine VvE’s. We halen de stukken op, bereiden de eerste vergadering voor, regelen de inschrijving en de verzekeringen, en zetten de administratie op zodat het daarna gewoon doorloopt. Zie administratief beheer en bestuurlijke ondersteuning. Ook voor VvE’s vanaf drie leden.
Heeft uw VvE jaren stilgelegen? Vraag uw voorstel op maat aan of neem contact op; we kijken eerst wat er precies ligt voordat we iets voorstellen.
