Veel discussies in een VvE zijn eigenlijk documentdiscussies. Mag ik een airco aan de gevel hangen? Wie betaalt het kozijn? Mag mijn buurman verhuren? Het antwoord staat bijna altijd in één van drie documenten — en het scheelt veel tijd als u weet in welke.
De splitsingsakte: de basis
De splitsingsakte is de notariële akte waarmee het gebouw juridisch is opgedeeld in appartementsrechten. Hierin staat wat van wie is: welke ruimtes privégedeelte zijn en welke gemeenschappelijk, en welk aandeel elk appartementsrecht heeft in de gemeenschap. Dat aandeel bepaalt het stemrecht en het aandeel in de kosten.
De akte wijzigen kan, maar het is een notariële handeling met een zware meerderheid. Dat is ook de bedoeling: dit is het fundament waarop alle andere afspraken rusten.
Bij de akte hoort een splitsingstekening. Die laat zien waar de grenzen tussen privé en gemeenschappelijk precies lopen. Bij vochtschade of een lekkage is dat vaak het document dat de vraag “wie betaalt dit” beslecht.
Het splitsingsreglement: de spelregels
In de akte wordt een splitsingsreglement van toepassing verklaard, meestal een van de landelijke modelreglementen. Daarin staan de spelregels van de vereniging: hoe wordt vergaderd, welke meerderheid is nodig voor welk besluit, wat zijn de taken van het bestuur, hoe worden de kosten verdeeld.
Welk modelreglement op uw complex van toepassing is, hangt af van het bouwjaar en de splitsingsdatum. Dat is geen detail: de versies verschillen op punten die er in de praktijk toe doen, zoals de oproeptermijn voor de vergadering en de verdeling van onderhoudskosten. Kijk dus altijd in het reglement dat in úw akte wordt genoemd, niet in het meest recente model.
Het huishoudelijk reglement: de omgangsregels
Het huishoudelijk reglement regelt het dagelijks gebruik: geluid, huisdieren, het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes, het plaatsen van zonwering, de fietsenstalling. De vergadering stelt het vast en kan het met een gewone meerderheid wijzigen, wat het veel flexibeler maakt dan de akte.
Belangrijk: een huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de splitsingsakte of het splitsingsreglement. Staat er iets in dat de akte anders regelt, dan gaat de akte voor. Een huishoudelijk reglement kan dus wel uitwerken hoe iets gebeurt, maar niet herverdelen wie waarvoor verantwoordelijk is.
Welke vraag hoort bij welk document
- Is dit privé of gemeenschappelijk? Splitsingsakte en splitsingstekening.
- Welke meerderheid is nodig voor dit besluit? Splitsingsreglement.
- Hoe worden de kosten verdeeld? Splitsingsreglement, met de breukdelen uit de akte.
- Mag ik een schotel of airco plaatsen? Meestal huishoudelijk reglement, maar de akte bepaalt of het de gevel raakt.
- Mag ik verhuren of via een platform aanbieden? Eerst de akte, dan het huishoudelijk reglement.
Zorg dat de stukken vindbaar zijn
In veel VvE’s liggen deze documenten bij de voorzitter in een ordner, of bij de vorige voorzitter. Dat werkt tot iemand verhuist. Zet akte, tekening, reglement en huishoudelijk reglement op een plek waar elke eigenaar erbij kan. Nieuwe kopers krijgen ze dan niet pas na drie mails, en het bestuur hoeft niet elke keer te zoeken.
Waar Fidata bij helpt
Wij bewaren de volledige documentatie in het VvE-portaal, zodat bestuur en eigenaren er altijd bij kunnen. Bij vragen over wat waar is geregeld, zoeken we het op in uw eigen akte en reglement in plaats van in een algemeen model. Zie ook administratief beheer en bestuurlijke ondersteuning; bij juridisch lastige dossiers schakelen we een partner in.
Weet u niet welk reglement op uw complex van toepassing is? Neem contact op, dan zoeken we het voor u uit.
